2　文書管理主任は、課長の命を受け、その課における次に掲げる事務を掌理する。

3　課長は、文書管理主任の事務を補助させるため、文書管理副主任を置くことができる。

4　課長は、第1項又は前項の規定により、文書管理主任又は文書管理副主任を置いたときは、その年月日、氏名及び役職を総務課長に報告するものとする。

2　総務課長は、各課の文書事務に関して、随時調査し、事務が適正かつ円滑に処理されるよう指導に当たるとともに、特に必要と認めるときは、各課長に対しその措置を求めることができる。

2　秘密を要する文書には、「秘」の文字を朱書で表示する。

2　文書の起案は、起案用紙(様式第3号)により作成するものとする。ただし、次の各号に掲げるものの起案については、当該各号に定めるところによることができる。

3　起案用紙には、起案理由その他参考となる事項を付記し、必要に応じて関係書類を添付しなければならない。ただし、前項各号に係るものは、これを省略することができる。

2　合議された案に対して異議のあるときは、口頭をもって協議し、協議の整わないときは、上司の裁断を受けるものとする。

2　課長は、前項の規定により編集した簿冊の一覧を作成年度の年度末までに総務課長に提出しなければならない。

3　文書分類表の分類記号のうち、新発生事務等の理由により、新たに追加する必要が生じた場合又は事務の消滅等により、分類の必要がなくなった場合には、所管課との協議により総務課長がその分類記号の追加又は削除を決定する。

2　前項に定める保存期間は、その事件の完結した翌年度(暦年によるものは、その翌年)から起算する。

2　前項の書倉は、所管課長が管理し、常に整頓し、火気及び盗難に注意しなければならない。

3　総務課長は、第1項の倉庫に関して、文書が適正に保存されるよう指導に当たるとともに、特に必要と認めるときは、各課長に対しその措置を求めることができる。

2　前項の規定により文書を廃棄しようとするときは、あらかじめ廃棄する簿冊の一覧を総務課長に提出しなければならない。

3　課長は、保存期間を経過した文書であっても、なお保存の必要があると認めるときは、総務課長の許可を得て、さらに年限を定めて保存することができる。

4　課長は、その保存期間が永年とされている文書であっても、10年以上経過し、保存の必要がないと認めるものについて、第1項の手続に準じて廃棄処分することができる。

5　廃棄文書で、機密に属するもの又は他に使用されるおそれのあるものは、溶解、焼却等の処置を講じなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、出先機関の長は、あらかじめ市長の承認を得て文書取扱いについて特別の定めをすることができる。

この訓令は、平成17年3月31日から施行する。

この訓令は、平成17年7月1日から施行する。

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

(収入役に関する経過措置)

2　この訓令の施行の際現に在職する収入役は、その任期中に限り、なお従前の例により在職するものとする。

この訓令は、平成21年7月1日から施行する。

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

この訓令は、平成25年8月1日から施行する。

この訓令は、平成25年8月1日から施行する。

この訓令は、平成25年9月30日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成26年6月10日から施行する。

(美作市政策審議監の事務決裁等に関する訓令の廃止)

2　美作市政策審議監の事務決裁等に関する訓令(平成24年美作市訓令第3号)は、廃止する。

この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

この訓令は、平成27年8月1日から施行する。

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

この訓令は、平成30年4月1日から施行する。

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

この訓令は、令和3年4月1日から施行する。

この訓令は、令和4年10月1日から施行する。

この訓令は、令和5年5月15日から施行する。