○市民等からの要望等に対する職員の対応要綱
平成19年8月10日
訓令第26号
(目的)
第1条 この訓令は、美作市の職員(以下「職員」という。)が、その職務上の行為について職員以外の者から受ける要望等の働きかけについて、記録、報告及び情報の共有の手続を定め、組織として適切な対応の徹底を図るとともに、透明で開かれた市政の推進に資することを目的とする。
(1) 働きかけ 職員に対し次条に規定する対象案件となる要望、意見等を伝え、その職務上の行為について、行為を行うこと、又は行為を行わないことを求めるものをいう。
(2) 働きかけの相手方(以下「相手方」という。) 次に掲げる市の行う事務事業に関し利害関係のある者をいう。
ア 個人又は団体
イ 国会議員、県議会議員、市議会議員その他の公職にある者又はその秘書若しくは代理人
ウ 職員がその職務以外で、一市民としての立場又は外部の者の代理人としての立場で、市に要望等を伝える場合
(3) 部等の長 美作市分掌条例(平成17年美作市条例第6号)第1条及び美作市教育委員会事務処理規則(平成17年教育委員会規則第3号。以下「教育委員会規則」という。)第3条第1項に規定する部の長及び教育次長をいう。
(4) 課等の長 美作市分掌規則(平成17年美作市規則第2号)第2条及び教育委員会規則第3条の各号に規定する課の長、出先機関及び室の長をいう。
(対象案件)
第3条 働きかけの対象となる案件は、一部の個人若しくは団体に利益又は不利益をもたらすもので、市長に寄せられる提言、要望、意見等とする。ただし、次に掲げるものを除く。
(1) 議会等不特定の者が傍聴できる公開の場におけるもの
(2) 議事録が作成される会議の場におけるもの(当該議事録を職員が作成し、又は取得する場合に限る。)
(3) 陳情書、要望書、申請書等の書面によるもの
(4) 関係者との協議、調整、対応等が事務処理要領など他の制度により公文書で記録されるもの
(5) 単なる照会又は資料請求
(6) その他業務の性質による次のもの
ア 日常的に受ける軽易なもの
イ 国又は地方公共団体の正当な業務
(対応措置)
第4条 働きかけを受けた職員(以下「応対者」という。)は、速やかに対応記録票(別記様式。以下「記録票」という。)を作成するものとする。この場合において、記録票に記録する事項は、次のとおりとする。
(1) 受付日時
(2) 受付場所及び方法
(3) 働きかけのあった相手方の氏名、所属団体等
(4) 対応職員の所属、職及び氏名
(5) 働きかけの内容
(6) その他の参考となる事項
2 課等の長は、報告を受けた働きかけに対する処理方針案を付した上で部等の長に報告するものとし、部等の長は、適宜、総務部長を経由し、副市長及び市長に報告するものとする。
3 処理方針が決定された後は、速やかに、相手方にその処理方針を回答するものとする。
(管理及び公開)
第5条 課等の長は、前条第1項の報告に係る記録票を美作市文書管理規程(平成17年美作市訓令第7号)に基づき適正に管理するものとする。
2 記録票は美作市情報公開条例(平成17年美作市条例第10号。以下「情報公開条例」という。)第2条に規定する公文書として開示請求の対象となり、開示又は非開示の判断については、情報公開条例第7条の規定によるものとする。
3 総務部長は、受けた働きかけの内容及びそれに対する市の対応結果を随時まとめて市長に報告するものとする。
附則
この訓令は、平成19年8月10日から施行する。
附則(平成21年7月1日訓令第13号)
この訓令は、平成21年7月1日から施行する。
