○美作市戸籍事務の電子情報処理組織に係るデータ保護管理規程
平成17年3月31日
訓令第9号
(目的)
第1条 この訓令は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)その他の関係法令に定めるもののほか、美作市戸籍事務の電子情報処理組織(以下「戸籍情報システム」という。)に係る戸籍又は除籍のデータ、ネットワークの保全及び的確な管理を図るために必要な事項を定めるものとする。
(1) 戸籍データ 記録媒体に記録されている戸籍及び除籍等に関する磁気記録情報をいう。
(2) 記録媒体 磁気ディスク、磁気テープ、光磁気ディスク等の戸籍が記録された磁気媒体をいう。
(3) 出力帳票 戸籍データを出力した帳票をいう。
(4) ドキュメント システムの設計書、プログラム説明書、操作手引書、コード一覧表等の戸籍情報システムの運用に関する記録及び文書をいう。
(5) 端末装置 戸籍事務処理専用の電子計算機と接続したデータ入出力装置。
(業務処理の範囲)
第3条 戸籍システムにより処理する業務の範囲は、戸籍法(昭和22年法律第224号)その他法令の定めるところにより処理する戸籍データの編成及び記録、受付帳の編成、記録事項証明の発行、戸籍に関連する統計等の戸籍事務及び戸籍の附票システム、人口動態統計システム等に戸籍データを提供する戸籍関連事務とする。
(データ保護管理者)
第4条 戸籍データ、ネットワーク、戸籍情報システムのプログラム及びドキュメント等を総括的に管理するため、データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置く。
2 保護管理者は、市民部長をもって充てる。
(データ取扱責任者)
第5条 保護管理者を補佐し、戸籍情報システム、ネットワーク及び端末装置の総括的な管理を図るため、データ取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置く。
2 取扱責任者は、市民課長をもって充てる。
(端末装置管理者)
第6条 端末装置の適正な管理を図るため、端末装置管理者を置く。
2 端末装置管理者は、本庁においては取扱責任者をもって充て、総合支所においては、支所長をもって充てる。
3 各出張所における端末装置の管理者は、出張所を管轄する総合支所の支所長をもって充てる。
(データの保護)
第7条 保護管理者は、データの漏洩、滅失、き損等の防止に必要な次に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 戸籍情報システムの処理が可能な端末装置は、来庁者から内容が読み取られない位置及び角度に配置すること。
(2) 入出力されたデータは、電算処理を行う他の業務と連動してはならない。また、これを他の業務に利用してはならない。
(3) データは、法令に定めがある場合を除き、外部に提供してはならないこと。
(4) 不用となった入出力帳票及び入出力媒体は、焼却、裁断その他データが復元できない方法により破棄すること。
(5) 前各号に掲げる事項のほか、データ保護に必要なこと。
2 保護管理者は、前項各号の措置を講じたときは、その内容を記録しておかなければならない。
(パスワードの管理)
第8条 取扱責任者は、保護管理者の承諾を得たうえで、戸籍情報システムの取扱職員(以下「取扱職員」という。)及び当該取扱職員の業務処理範囲を定め、個別に入出力を制御するパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 取扱責任者は、パスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定め、これを厳重に管理しなければならない。
3 取扱責任者は、パスワードを当該取扱職員以外の者に漏らしてはならない。
4 取扱職員は、自己のパスワードを他人に漏らし、又は使用させてはならない。
(取扱状況の把握)
第9条 保護管理者は、取扱責任者に次に掲げる事項を報告させ、常に戸籍情報システムの取扱状況を把握しておかなければならない。
(1) パスワードの使用状況
(2) 操作権限の付与の状況
(3) 端末装置の管理状況
(4) データの取扱状況
(5) 前各号に掲げるもののほか、戸籍情報システムの運用に関すること
(磁気ディスク等の管理)
第10条 保護管理者は、磁気ディスク等を次に定めるところにより適正に管理しなければならない。
(1) 障害、盗難等を防止するために必要な措置を講じる等安全を確保するとともに、その使用を適切に行うこと。
(2) 磁気ディスク等を廃棄するときは、記録内容を消去したうえで、裁断等の復元できない方法により処分すること。
(ドキュメントの管理)
第11条 保護管理者は、ドキュメントの保管を適正に行うため、その保管場所の指定、廃棄の方法について必要な措置を講じなければならない。
2 保護管理者は、ドキュメントの保管に関し必要な事項を記録しておかなければならない。
3 取扱責任者は、ドキュメントの外部への持出し、複写又は廃棄をしようとするときは、保護管理者の承認を得なければならない。
(守秘義務)
第12条 戸籍情報システムに係る事務に従事する者は、その事務について知り得た秘密を漏らしてはならない。その職務を離れた後も同様とする。
(研修の実施)
第13条 保護管理者は、戸籍データの重要性及び機密保持、個人情報保護に関する意識の高揚並びにシステム安全対策の推進を図るため、取扱職員に対して教育及び訓練を実施するものとする。
2 新任の取扱職員については、配属後、速やかにこれを実施するものとする。
(その他)
第14条 この訓令に定めるもののほか必要な事項は、市長が別に定める。
附則
この訓令は、平成17年3月31日から施行する。
附則(平成18年3月29日訓令第7号)
この訓令は、平成18年4月1日から施行する。
附則(平成26年6月10日訓令第7号)抄
(施行期日)
1 この訓令は、平成26年6月10日から施行する。
附則(平成27年3月23日訓令第1号)
この訓令は、平成27年4月1日から施行する。
附則(平成27年8月5日訓令第5号)
この訓令は、平成27年8月5日から施行する。
附則(令和5年3月27日訓令第4号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。